Cahier des charges d’une automatisation : 7 questions à trancher
Quand un projet d’automatisation prend du retard, la technique est rarement en cause. Le plus souvent, le besoin a été décrit trop vite : « automatiser la facturation » ou « relier le CRM à la comptabilité » ne disent ni où le processus commence, ni ce qu’il doit faire quand une information manque. Un bon cahier des charges n’a rien d’un document technique. Il tient en deux pages et répond à sept questions qu’un responsable d’équipe peut trancher seul. Les voici, dans l’ordre où nous les posons. 1. Quel processus, exactement ? Délimitez-le en une phrase, avec un point de départ et un résultat. « Quand un devis est signé, créer la facture, l’envoyer au client et l’enregistrer en comptabilité » se construit et se teste ; « simplifier la facturation » ne se construit pas. Si la phrase s’allonge, c’est souvent le signe qu’il faut prévoir deux automatisations plutôt qu’une. 2. Qu’est-ce qui le déclenche ? Trois familles de déclencheurs couvrent l’essentiel des cas : Ce choix n’a rien d’anodin : il détermine les outils à relier et le délai entre l’événement et le résultat. 3. Quelles données, et où se trouvent-elles ? Listez chaque information dont l’automatisation a besoin, l’outil qui la contient et la personne qui la tient à jour. Vérifiez au passage leur état réel : doublons, champs vides, formats qui changent d’un dossier à l’autre. Une automatisation ne range pas des données en désordre, elle les propage plus vite. Et si des données personnelles circulent, ne transmettez à…
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